經銷商下單平台怎麼規劃：分級價目、信用額度、庫存可視與 ERP 介接

業務助理一早打開電腦，通訊軟體裡有十幾則訂單訊息，傳真機吐出幾張手寫訂貨單，電話還在響：「那個品項還有貨嗎？」「上週那批出了沒？」這是許多製造商與品牌代理商的日常，也是開始規劃經銷商下單平台的典型起點。

B2B 訂貨和一般網購最大的不同，是每個客戶的價格、條件、額度都不一樣，訂單還要經過審核、配合庫存與出貨排程、最後對帳收款。把這些規則從業務助理的腦袋與試算表搬進系統，才是平台真正的價值。

以下依序說明平台要解決的問題、分級價目與交易條件的機制、信用額度、庫存可視範圍、訂單流程、對帳，以及與 ERP 介接時要注意的事。

經銷商下單平台要解決什麼

先確認你的痛點在哪裡，平台的範圍才不會失焦。實務上常見的問題：

• 抄單錯誤：品號、數量、規格抄錯，出貨後才發現，退換貨成本高。
• 重複詢問：經銷商問庫存、問出貨進度、問帳款，業務助理一天花大量時間回覆同樣的問題。
• 價格與條件靠記憶：哪家經銷商適用哪種價目、有沒有特殊條件，只有負責的業務知道。
• 超出額度才發現：經銷商已經積欠不少帳款，訂單卻照樣出貨。
• 對帳曠日費時：月底雙方各拿一份紀錄比對，差異要一筆一筆追。

平台的目標是讓經銷商自助下單、自助查詢，讓內部人員從抄單與回覆中抽身，專注在例外處理與客戶經營。

分級價目與交易條件：用規則取代記憶

B2B 平台的價格不是單一售價，而是一組規則。設計時建議把「價格怎麼決定」拆成幾個獨立的機制，讓業務規則可以在後台調整，而不是每次都改程式：

• 客戶等級：依經銷商類型或合作層級分級，每個等級對應一份價目表。
• 客戶專屬價：特定經銷商對特定品項有個別議定的價格，優先於等級價目。
• 數量級距：同一品項依訂購量套用不同價格，級距的門檻與對應價格都由後台設定。
• 期間促銷：在指定期間內對指定品項或客戶群套用特別價目，期間結束自動失效。
• 最低訂購量與包裝單位：例如只能整箱訂購，系統在下單時就檢查，不必事後退回。

這幾個機制同時存在時，一定要定義優先順序：專屬價和促銷價同時符合時用哪個？數量級距是否和等級價目疊加？這些規則要在規格階段就寫清楚，並在畫面上讓經銷商看到「這個價格是怎麼來的」，減少事後爭議。

另外要決定價格的可見性：未登入的訪客能不能看到價格？不同等級的經銷商是否只能看到自己的價目？多數情況下，B2B 平台的價格只對登入後的經銷商顯示，而且各自只看得到適用自己的那一份。帳號與角色的分層方式，可參考使用者角色與權限設計。

信用額度：下單前就要知道能不能出貨

月結與賒帳是 B2B 的常態，信用額度是控制風險的關鍵。系統要做到的是：在下單的當下就判斷，而不是出貨後才發現。

信用額度控管的基本設計：

• 額度計算口徑要明確：已用額度是否包含已下單未出貨、已出貨未開票、已開票未收款的金額？口徑不同，結果差很多，要和財務一起定義。
• 超額時的處理方式：直接擋下、允許下單但進入審核、或要求先付款，依客戶等級可以有不同規則。
• 逾期帳款的連動：有逾期未付款時，是否暫停下單或只允許部分品項，要事先決定。
• 即時顯示可用額度：經銷商在下單頁就能看到目前可用額度，避免送出後才被退件。
• 調整要留紀錄：臨時放寬額度要經過誰核准、何時生效、何時恢復，都要可追溯。

額度資料的真實來源通常在 ERP 或會計系統，平台要確保讀到的是最新的應收狀態。若同步有時間差，額度判斷就要保守處理，並在畫面上標示資料更新時間。

庫存可視：讓經銷商看到什麼

庫存資訊能大幅減少詢問，但不是越透明越好。要先決定讓經銷商看到哪一層：

• 只顯示有貨或缺貨：資訊最少，避免經銷商依實際數量搶貨或議價，適合庫存敏感的品項。
• 顯示可訂購數量：讓經銷商知道一次能訂多少，減少超量下單被退回。
• 顯示預計到貨日：缺貨品項顯示補貨時程，經銷商可以先下預購單。

不論顯示哪一層，可訂購數量要扣除已被保留的數量，例如已下單未出貨、保留給特定客戶的配額。否則兩家經銷商同時看到有貨、同時下單，後下的那家就會落空。

多倉庫的情況下，還要決定是顯示總量還是依出貨倉顯示。庫存資料本身的管理方式，例如安全庫存、調撥與盤點，在進銷存系統開發指南有更完整的說明。

訂單流程：從下單到出貨的狀態設計

B2B 訂單通常不會一送出就直接出貨，中間有審核、配貨、分批出貨等環節。訂單狀態要設計得讓經銷商看得懂，也讓內部好追蹤。

一套常見的狀態流程：

1. 草稿：經銷商還在調整，可以存起來之後再送。
2. 已送出：等待內部確認。
3. 審核中：超額、特殊價格或特殊品項，需要業務或主管核准。
4. 已確認：訂單成立，進入配貨。
5. 部分出貨：有些品項先出，缺貨的後補。
6. 已出貨：全部出貨完成，附上物流資訊。
7. 已取消或退回：要記錄原因。

設計時要特別處理的情境：

• 快速再訂購：B2B 客戶常重複訂同一批品項，提供「依上次訂單再訂一次」能大幅省時。
• 大量匯入：品項多的經銷商習慣用試算表整理訂單，提供範本匯入功能並在匯入時逐列檢查。
• 業務代客下單：業務在拜訪時直接幫經銷商建單，訂單要能標示是由誰建立。
• 出貨通知：狀態改變時通知經銷商，管道可以是 Email、LINE 或平台內訊息。

對帳：讓雙方看到同一份數字

月底對帳是 B2B 往來最耗人力的環節。平台能做的是讓雙方從一開始就看著同一份紀錄。

經銷商端建議提供：

• 依期間查詢的對帳單，列出每筆出貨、退貨、折讓與付款。
• 未付款明細與到期日。
• 已開立的發票清單與下載。
• 付款回報功能，讓經銷商上傳匯款資訊，財務確認後沖帳。

內部端要處理的是差異追蹤：經銷商回報的付款與實際入帳不符時，要能標記、指派負責人、記錄處理結果。退貨與折讓要和原訂單關聯，不要變成一筆無法追溯的調整。電子發票的開立與折讓單處理，可參考電子發票串接指南。

與 ERP 介接：先定義誰是資料的主人

多數有經銷體系的公司已經有 ERP，平台不該再建一套重複的主檔，而是明確定義每一類資料由哪一邊負責。

可以用下面這份對照表和開發方逐項確認：

資料類型	通常的主系統	同步方向	要確認的事
商品主檔	ERP	ERP → 平台	平台專用的圖片與說明由誰維護
客戶主檔與等級	ERP	ERP → 平台	新經銷商在哪一邊建立
價目與交易條件	ERP 或平台	視規則複雜度決定	規則只能在一邊維護
庫存	ERP	ERP → 平台	同步頻率與保留數量怎麼計算
訂單	平台	平台 → ERP	寫入失敗時如何重試與通知
出貨與發票	ERP	ERP → 平台	狀態回傳時間點
應收與額度	ERP	ERP → 平台	額度判斷用的是哪個時間點的資料

介接方式要考慮 ERP 本身提供的能力：有開放 API 的可以即時同步；只能匯出入檔案的，就要設計排程批次，並接受一定的時間差。最重要的是錯誤處理：訂單寫入 ERP 失敗時，不能讓它默默停在平台上沒人知道，要有重試機制與人工處理清單。介接的規劃原則可參考系統整合與 API 串接開發指南；如果 ERP 本身還在評估中，可以先讀中小企業 ERP 導入指南。

常見錯誤

• 把 B2C 電商直接改成 B2B：價目、額度、審核全靠例外處理，越改越亂。
• 價格規則沒定優先順序：同一筆訂單算出兩種價格，經銷商與業務各執一詞。
• 額度口徑沒和財務對齊：系統說可以出貨，財務說早就超額。
• 庫存沒扣保留量：兩家同時下單，後下的那家被取消，信任受損。
• 介接失敗沒有通知：訂單停在平台上好幾天，經銷商來電才發現。
• 一次推給所有經銷商：沒經過試用就全面上線，問題一次湧入。

經銷商下單平台的本質，是把原本散落在業務、業務助理與財務之間的交易規則，整理成一套雙方都看得懂的系統。規則越清楚，平台越好用。

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延伸閱讀：ERP 還在評估或想重新盤點，看中小企業 ERP 導入指南；平台與 ERP 怎麼串，看系統整合與 API 串接開發指南；庫存的保留量與多倉管理，看進銷存系統開發指南；經銷商帳號與內部角色怎麼分，看使用者角色與權限設計；同時經營零售網購的話，可以比對電商網站開發指南；要先決定自建或用現成方案，看SaaS 還是客製軟體。